Retrospektywa z feedbackiem w tak pięknych okolicznościach przyrody.

” … W tak pięknych okolicznościach przyrody…
I tego… I niepowtarzalnej…
Pani pozwoli. I Pan również…
Że … opiszę retrospektywę zespołu Argonauci…”
źródło

A było to tak…

Sprint 93 powoli zbliża się do końca, w zespole Argonautów trwają przygotowania do review, za oknem piękna słoneczna pogoda, a w głowie Scrum Mastera pytanie: jak ciekawie zorganizować oraz poprowadzić najbliższą retrospektywę sprintu? Pisząc ten tekst nie jestem w stanie przypomnieć sobie kto dokładnie i kiedy, rzucił w naszym zespole tekst w stylu: „… zróbmy sobie grilla na retro…”. To było to! Myśli w głowie Scrum Mastera zaczęły się kotłować, serce szybciej bić, pomysł gonił pomysł. Ileż książek przeczytanych, ileż artykułów, w każdej pomysły, wskazówki, sugestie jak uatrakcyjnić retrospektywę, co robić, czego nie i ta przewijająca się myśl co by wyjść z biura, przestrzeń, zieleń, tlen…

Robimy pomyślał Scrum Master, nie ma innej możliwości! Argumentem przeważającym szalę na korzyść retro w plenerze okazał się fakt, iż koledzy z zespołu „Umbrella” postanowili nas odwiedzić i bezceremonialnie (bez spiny Panowie nie mamy wam tego za złe) zajęli naszą salkę w której zazwyczaj przeprowadzamy retro, w związku z czym chcąc, nie chcąc zmuszeni byliśmy szukać zastępczej lokalizacji.

Postanowione! Bezwzględną większością głosów zespół zdecydował, że najbliższe retro zespół przeprowadzi w plenerze, miejsce wybrane, pogoda zamówiona. To co wydarzyło się w następnym kroku to samoorganizacja w najczystszej postaci. Okazało się że Paweł już od tygodnia w bagażniku swojego „punciaka” wozi jednorazowe grille kupione w wyjątkowo atrakcyjnej cenie na wyprzedaży w Tesco, Łukasz ma piłkę do gry w nogę ale nie ma pompki żeby ją napompować, Piotrek może przynieść kule do gry w bule, Mariusz ogarnie ketchup, musztardę a kiełbaski to już każdy w swoim zakresie.

A tak trochę poważniej to …

W dniu retro (czwartek), w ustalonym miejscu i czasie zebraliśmy się wszyscy co by całym zespołem udać się na miejscówkę gdzie odbywać się miała nasza retrospektywa. Z inicjatywy Scrum Mastera, oraz za zgodą pozostałych członków zespołu, ustaliliśmy że oprócz „klasycznej” retrospekcji sprintu, przeprowadzimy również sesję dawania sobie nawzajem feedbacku (tzw. feedback 360 stopni).

Poza miejscem w którym się znajdowaliśmy, retrospektywę rozpoczęliśmy klasycznie od przypomnienia, oraz omówienia Action Point’ów z poprzedniego spotkania, co udało się osiągnąć, poprawić, zmienić, a nad czym jeszcze jako zespół musimy pracować. Następnie skoncentrowaliśmy się na co dopiero zakończonym sprincie omawiając jego mocne i słabe strony oraz tworząc nową listę akcji/działań do przeprowadzenia. Ważne aby pomimo luźniejszej niż zazwyczaj atmosfery, po zakończeniu spotkania powstały jednak jakieś notatki oraz plan usprawnień.

A na deser

Jak już wspomniałem, wcześniej umówiliśmy się wewnątrz zespołu, że oprócz retrospekcji przeprowadzimy sobie również nawzajem 360-tki. To bardzo ważne, uczulam wszystkie osoby noszące się z takim zamiarem, pamiętajcie aby zapytać wcześniej zespół, czy chciałby dać sobie nawzajem feedback – anonimowo i bezpiecznie. Dla wielu osób może się to okazać trudny i ważny temat, dlatego nikt nie powinien być zaskoczony przebiegiem spotkania.

Narzędzie wspomagające jakie wybrałem do tego celu to popularny i znany Starfish (rozgwiazda) z pewnymi modyfikacjami. Starfish jako technika bardzo dobrze sprawdza się w tego typu ćwiczeniach, gdyż feedback jest budowany na podstawie pięciu obszarów kontekstowych (do more, do less, keep doing, start doing, stop doing), dzięki czemu nie jest ograniczony do komunikatu w stylu „robisz fajnie” vs. „robisz źle”, ale daje naprawdę szeroki wachlarz informacji o tym, jak jesteśmy postrzegani w zespole.

Dla osób zainteresowanych tematem krótki opis jak można przeprowadzić tego typu ćwiczenie w swoim zespole.

Co będzie potrzebne?

• Długopisy, ołówki itp. Generalnie coś do pisania
• Karteczki samoprzylepne, najlepiej tego samego koloru dla wszystkich uczestników biorących udział w ćwiczeniu, wpłynie to pozytywnie na anonimowość a przez to być może również na otwartość.
• „Coś”… pojemniki, puszki, pudełka, tutaj pole do inwencji twórczej jest szerokie, generalnie należy zadbać by każda z osób biorących udział w ćwiczeniu miała coś w rodzaju urny do której pozostali uczestnicy będą mogli wrzucać swoją ocenę na temat danej osoby.

Starfish z pewnymi modyfikacjami w naszym przypadku po pierwsze oznaczał, że każdy z developerów zamiast flipchartu z własnym imieniem oraz wydzielonymi przestrzeniami otrzymał podpisane własnym imieniem kartonowe pudełko. Modyfikacja numer dwa polegała na tym, że każda karteczka z informacją zwrotną posiadała rodzaj nagłówka, tytułu (do more, do less, keep doing, start, stop).

Przebieg ćwiczenia

Warto rozpocząć od rozmowy o tym, po co chcemy dać sobie feedback, jaki jest główny cel ćwiczenia, jakie mamy oczekiwania, z czym chcemy wyjść po zakończeniu. Najważniejszą zasadą którą należy bardzo wyraźnie zaznaczyć to, że: oceniamy zachowania i postawy, a nie osoby. Rozdajemy feedback boxy, karteczki, długopisy. Następnie osoba moderująca stara się wyjaśnić przebieg ćwiczenia, jest to ważne szczególnie w przypadku gdy zespół który będzie je wykonywał robi to pierwszy raz. Warto wspólnie ustalić time box, jaki chcemy przeznaczyć na ćwiczenie, w różnych zespołach zapewne będzie on różny w zależności od ilości członków. Rozpoczynamy. Ćwiczenie jest genialne w swej prostocie, dana osoba wpisuje na karteczce nagłówek np. „keep doing”, informację zwrotną i wrzuca do feedback boxu, konkretnej osoby.  Czynność jest powtarzana, pudełeczka wypełniają się karteczkami, sprzężenie zwrotne działa. Po zakończeniu feedbacku pora na lekturę informacji zwrotnych od innych, każdy zabiera swoje pudełeczko i zapoznaje się z zawartością. Na koniec warto zarezerwować czas na dyskusję o wrażeniach, podziękowania, pytania, wątpliwości i doprecyzowanie części tematów. Być może nikt, a być może ktoś będzie chciał porozmawiać na temat otrzymanej oceny.

Warto przeprowadzać feedback 360 stopni cyklicznie, np. co kwartał. Prawdziwa magia i wartość tego ćwiczenia uwidacznia się w chwilach, gdy podczas kolejnych sesji członkowie zespołu oceniając daną osobę, dostrzegają zmianę oraz doceniają pracę jaką dana osoba wykonała od ostatniego razu.

Opisana powyżej technika pozwala w krótkim czasie przekazać wszystkim osobom z zespołu przemyślany, konstruktywny i wieloaspektowy feedback. Dzięki temu każdy ma szansę dowiedzieć się, za co cenią go inni i oswoić z gorzką prawdą o tym, co im przeszkadza w naszym sposobie pracy. I jedno, i drugie może zaskoczyć. Wypielęgnowany przez nas obraz siebie może mieć się  nijak do tego, jak postrzegają nas inni. Zachęcam do konfrontacji, bo to ciekawe doświadczenie, spojrzeć na siebie oczami innych.

Na zakończenie chciałbym serdecznie podziękować moim ziomalom z zespołu Argonauci. Bez waszego luzu, dystansu i kreatywności nie było by grillowania. Bez waszej otwartości, chęci zmian i zrobienia czegoś nowego nie było by 360-tki. A bez tego wszystkiego ja czyli wasz ukochany Servant Leader nie miał bym o czym pisać na blogu. To wielki zaszczyt i honor być częścią tego zamieszania i brać udział w naszej mitycznej wyprawie po złote runo. Last but not least Andy, wielkie dzięki za fotki, intelektualny patronat oraz sugestie nie wprost.